簡報2  

資料來源: http://www.managertoday.com.tw/?p=14099

資料蒐集時,應謹記「5W1H」,避免被其他有趣卻無關的主題吸引而分心;簡報大綱應包含導言、主體、結論,再選取合適的流程來串連這三類內容。

了解簡報對象與目的後,下個任務便是蒐集相關資料。《成功簡報》作者珍妮佛‧羅騰多(Jennifer Rotondo)指出,研究簡報主題時,熟悉與陌生領域的資料蒐集方法大不相同。

熟悉vs.陌生:視主題調整資訊蒐集法
羅騰多建議,碰到十分熟悉的主題,簡報者應聚焦於「如何精準掌握目標對象的需求」,將資訊蒐集的重點放在「對於簡報對象的了解程度」和「對方為何需要這項產品或服務」。

面對不熟悉的主題,研究主軸則是「如何快速讓自己成為相關領域專家」,並將資料蒐集的重點放在「如何才能取得正確資訊」以及「如果碰到一些短期無法學會的技術性資訊,該怎麼辦」。

對此,羅騰多提出的解決方法是「善用公司資源」。例如,儘管自己對於所要簡報的新產品一無所知,但公司裡一定有人知之甚詳,只要虛心請教研發、行銷、客服等部門的專家,並加以彙整,就能一窺全貌。

蒐集資料時,擁有能打聽消息的人脈當然最好;但如果找不到人,對方的公司網站與文宣品,會是很好的研究起點。

必要vs.更好:依聽眾需求提供進階訊息
羅騰多表示,無論蒐集到的資訊再怎麼多元豐富,簡報者都要設法將資訊區分為兩大類:「(聽眾)務必知道的」(need-to-know)和「(聽眾)知道了也很不錯的」(nice-to-know)。

前者指的是聽眾不能不知道的資訊,所以務必要放入投影片中,以達到預設的簡報目的;後者雖然重要性較低,卻可以充當補充資料,以增加簡報吸引力。

例如,如果你即將向客戶就軟體升級議題做簡報,那麼「後端軟體升級的必要性」與「軟體由6.0版升級至8.0版可創造的效益」等資訊,就屬於客戶「務必知道的資訊」;至於「敝公司上半年度獲利成長兩倍」「軟體的研發者」等訊息,則屬於客戶「知道了也很不錯的資訊」。

羅騰多強調,資訊分類的關鍵在於依照「聽眾需求」、而非「簡報者的認知」來思考。否則,就算簡報者說得再頭頭是道,萬一內容並不是聽眾想聽的,簡報效果就會大打折扣。

導言→主體→結論:選取適合的流程結構
完成資料蒐集與整理後,最後一步就是將資訊分門別類,架構簡報大綱。簡報大致包含導言、主體、結論,如何有效連貫這三個層次,取決於簡報者選取什麼形式的「流程結構」。

《簡報聖經》作者傑瑞‧魏斯曼(Jerry Weissman)指出,「流程架構」是簡報者說故事的邏輯與脈絡,用以帶領聽眾從「單一投影片」提升到「理解整體」的層次,讓人「見樹又見林」。

魏斯曼認為,最適用於商業簡報的形式,便是「問題與解決之道」:通篇簡報環繞著問題層層開展,說明自己所能提出的解決方案,強調「我們對你有什麼好處?」這種流程,正類似麥肯錫顧問們簡報時常用的「金字塔結構」。

要小心的是,許多人使用「問題與解決之道」這種流程時,往往會過於強調問題的嚴重與複雜性,導致聽眾只聽到一個又一個問題,卻遲遲等不到解決方案。

因此,比較恰當的做法應該是,先簡要帶過問題,緊接著說明解決方案,強調「我們能如何幫你解決問題」,因為這是簡報者最希望、也最需要聽眾記得的內容。

(整理‧撰文 / 謝明彧)

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